Nom du cabinet concerné par la présente politique

Groupe Financier Invico inc., ci-après nommé «le cabinet».

Le cabinet se réserve le droit de modifier, ajouter ou supprimer toutes informations à cette politique afin de s’adapter aux nouvelles exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de respecter le plus adéquatement possible la réalité de ses besoins et de ceux de sa clientèle.

CONTEXTE

Étant donné l’importance que le cabinet accorde à la relation de confiance avec ses clients, ses représentants et préposés, ainsi qu’à la confidentialité des renseignements qui lui sont confiés, il est devenu primordial d’établir une politique interne et des procédures pour la protection des renseignements personnels et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, (LRQ. Chapitre P-39.1) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par conséquent, en plus d’avoir un caractère informatif, cette politique a pour objectif de décrire l’équilibre entre le droit d’un client à la protection des renseignements personnels le concernant et le besoin pour le cabinet à recueillir, utiliser, conserver et divulguer ces renseignements personnels à l’intérieur de l’exercice légitime de ses activités commerciales. Par ailleurs, elle s’applique aussi aux renseignements personnels recueillis et détenus par le cabinet sur ses mandataires et préposés.

DÉFINITION

Il faut entendre par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, notamment : le nom, l’âge, le numéro d’assurance social, le revenu annuel, l’avoir net, le titre ou la nature de l’emploi, le statut social, les renseignements bancaires, les comptes, les objectifs financiers, la tolérance au risque, les stratégies de placement, les dossiers relatifs à des prêts, l’analyse des besoins financiers, les renseignement médicaux, tout document contenant des renseignements personnels et confidentiels, ainsi que toutes les décisions judiciaires en matière matrimoniale et successorale dont copie est conservée au dossier du client.

MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE

Groupe Financier Invico a confié la mise en œuvre de cette politique à la direction de la conformité de celle-ci. Non seulement a-t-elle la tâche élevée de veiller au respect des différentes lois applicables à la protection des renseignements personnels, mais elle est tenue d’assurer la circulation de l’information ainsi que la formation des membres de l’organisation sur les procédures et pratiques de cette politique. L’application de cette politique s’inscrit dans un cadre déontologique qui privilégie la prudence dans la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Finalement, cette direction aura la charge de recevoir les demandes de renseignements et les plaintes concernant cette politique.

TRANSPARENCE

Une version complète et à jour de la présente politique est mise à la disposition des employés, conseillers et clients sur le site web du Groupe Financier Invico. Au moment de l’embauche ainsi qu’annuellement, chaque employé du cabinet doit attester avoir pris connaissance de la présente politique. Alors que chaque nouveau représentant recroit une formation sur la conformité incluant la protection des renseignements personnels. Les représentants sont d’ailleurs dirigés vers le site web du Groupe Financier Invico lors de la signature de leur contrat. D’autre part, lors d’importantes mises à jour à ladite politique, un communiqué est transmis aux employés et représentants.

CONSENTEMENT

Le cabinet s’engage à recueillir les renseignements personnels d’un client, nécessaires à la constitution de son dossier, dans la seule mesure où celui-ci aura donné un consentement manifeste, libre et éclairé. Ce consentement sera exigé lors de la première collecte de renseignements. Cette autorisation se veut nécessaire, puisque les entretiens et contacts se font presque uniquement entre les représentants et leurs clients.

Dans des situations particulières, notamment celle du mineur ou du majeur inapte, sous tutelle ou en curatelle, le consentement pourra être donné par le(s) tuteur(s) légal (aux), la tutelle ou curatelle. De plus, tout consentement pourra être donné par procuration ou par autorisation de la loi.

DÉTERMINATION DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Le cabinet collecte les renseignements personnels des clients afin de documenter leur dossier, de déterminer leurs besoins financiers et leur situation personnelle et ce, dans le but de leur recommander des produits convenant à leurs objectifs discutés.

Elle peut ainsi, tel que mentionné précédemment, faire la collecte des renseignements personnels tel que l’âge, le statut, le genre, la profession, le salaire, l’âge des personnes à charge, les actifs, les passifs, l’information médicale nécessaire, ou tout autre renseignement requis afin d’émettre des recommandations ainsi qu’offrir des services.

RETRAIT DU CONSENTEMENT

À tout moment, le client est en droit de demander le retrait de son consentement en informant le responsable de la protection des renseignements personnels ou, directement son conseiller.

Dans cette éventualité, le client sera avisé que sans les renseignements nécessaires au bon fonctionnement de son dossier, il est possible que le conseiller ou même, l’organisation ne soit en mesure de poursuivre ses recommandations et services en sa faveur.

UTILISATION ET COMMUNICATION À DES FINS DÉTERMINÉES

Groupe Financier Invico s’engage à utiliser et communiquer les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ses préposés ou mandataires pourront en prendre connaissance, et cela à la condition que ces renseignements soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions ou à l’exécution de leurs mandats.

Par ailleurs, le cabinet pourra transmettre à des tiers les renseignements personnels recueillis pour les fins énoncées ici, soit à des ministères et organismes gouvernementaux pour lesquels ils sont tenus par la loi de le faire, aux compagnies d’assurance, à son fournisseur informatique, à des entreprises de messagerie et, avec le consentement écrit de la personne concernée, à toute autre personne qui en fait la demande.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément aux lois en vigueur, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra se faire confirmer l’existence de son dossier et pourra obtenir communication des renseignements personnels la concernant.

Par ailleurs, en vertu des dispositions prévues aux lois, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra avoir accès à son dossier ou pourra faire rectifier son dossier. Cette demande devra être faite par écrit, par la personne concernée justifiant de son identité. Le cabinet donnera suite à cette demande dans les 30 jours suivant la date de la requête. L’accès aux renseignements personnels sera gratuit, sous réserve de frais raisonnables pouvant être exigés pour la transcription, reproduction ou transmission. Dans l’éventualité où des frais seraient exigibles, il en informera le client au préalable.

L’accès aux renseignements personnels pourra être refusé dans l’une des situations suivantes :

• Les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes;
• La divulgation des renseignements personnels pourrait nuire à une enquête menée par notre service interne;
• La divulgation des renseignements personnels pourrait avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle Groupe Financier Invico a un intérêt;
• L’impossibilité de reproduire les renseignements personnels en raison du support sur lequel ils sont détenus.

Finalement, tout refus sera motivé et notifié par écrit à la personne concernée.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS

Dans les cas exceptionnels, une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement qu’elle détient sur elle. La direction de la conformité sera la seule compétente afin de déterminer si cet article trouve application ou non advenant une telle demande. Cette demande devra être faite par écrit pour être considérée.

Toute demande de renseignements ou de documents faite par un tiers auprès d’un employé concernant un client d’un représentant doit être obligatoirement transmise à la direction de la conformité du cabinet, accompagné du formulaire de « Consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé ». Ce formulaire est disponible sur le site web du Groupe Financier Invico.

On entend par « tiers » toute personne, organisation ou entreprise qui n’est pas la personne concernée par la demande.

Sauf exception autrement prévue par la loi, Groupe Financier Invico exigera d’obtenir le formulaire de « Consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé » et conservera celui-ci dans ses dossiers pour références ultérieures. Le représentant devra rencontrer le client concerné par la demande et devra obtenir sa signature sur le formulaire.

Une fois le consentement écrit du client reçu par le service de la conformité, les membres de cette direction se chargeront de transmettre, dans un délai de 30 jours de la réception de la demande du tiers, les renseignements et/ou documents demandés par le tiers et transmettra au même moment au client, par courrier, une copie conforme de la lettre transmise au tiers, copies des documents qui y seront joints, copie de la lettre de demande provenant du tiers, ainsi qu’une copie du consentement signé par le client. La direction de la conformité devra identifier les renseignements ou documents qui pourront être transmis.

À défaut d’obtenir le consentement écrit de la personne concernée par la demande du tiers, le cabinet ne pourra transmettre quoi que ce soit à quiconque, sauf sur ordonnance de la Commission d’accès à l’information ou d’un tribunal compétent. La direction de la conformité avisera par écrit le tiers demandeur de l’omission ou du refus de la personne concernée par la demande à consentir à la transmission des renseignements ou documents demandés.

Seule la direction de la conformité de Groupe Financier Invico est autorisée à transmettre, dans les conditions ci-dessus énumérées, des renseignements ou documents à des tiers.

Toute autre personne qui donnerait ou transmettrait quelques renseignements ou documents à un tiers sera seule responsable de tous les dommages que ce fait pourrait causer à la personne concernée ou au cabinet.

MESURES DE SÉCURITÉ ET CONSERVATION DES DOSSIERS

Groupe Financier Invico s’engage à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées, notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Les mesures de protections utilisées par le cabinet s’appliqueront quelle que soit la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Les mesures de protection utilisées comprennent, entre autres, des moyens matériels tels que l’usage d’un système d’alarme permettant l’accès à nos bureaux contrôlés par des codes numériques, ainsi que le verrouillage de certains classeurs. De plus, l’accès à notre système informatique est sécurisé à deux niveaux. Premièrement, l’accès au réseau informatique nécessite la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Deuxièmement, l’accès à certaines bases de données requiert également la détention d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Seul le personnel autorisé peut avoir accès au réseau informatique.

Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, seul le personnel autorisé a accès aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leurs activités. De plus, chaque membre de l’organisation a un accès limité à des fonctions précises de nos bases de données, selon la nature du poste et des tâches qu’il (elle) doit effectuer. Cette restriction permettra un meilleur contrôle interne des modifications pouvant survenir au système et de la circulation de l’information.

Des directives internes ont été établies et chaque employé ainsi que le personnel cadre ont signé une lettre d’engagement au respect de la confidentialité des renseignements personnels. De plus, une entente relative à la protection des codes alphanumériques a été signée par chacun des employés, dans le but de protéger ces renseignements. Cette lettre d’engagement doit être signée annuellement. Les employés qui ne se conforment pas aux politiques, procédures et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à la confidentialité de tels renseignements s’exposent à des sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement.

DURÉE DE CONSERVATION

Groupe Financier Invico conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La durée minimale de conservation des livres, registres et dossiers clients sera celle prescrite par le règlement, soit cinq ans.

PROCÉDURE RELATIVE À LA DESTRUCTION

Groupe Financier Invico dispose d’une procédure pour la destruction des documents papiers, tous les documents sont déchiquetés.

PROCÉDURES CONCERNANT LES PLAINTES

Dans l’éventualité d’un refus du cabinet à communiquer à un client un renseignement personnel le concernant ou du non-respect d’un des principes énoncés ci-dessus, le client aura le loisir de formuler ses commentaires, préoccupations ou plainte à l’attention des responsables du service de la conformité au (514) 845-2005 ou au 1 (888) 990-4630.

Les membres du service de la conformité s’engagent à répondre à toute demande dans les meilleurs délais et à informer le client des mesures entreprises. S’il le juge nécessaire, le service de la conformité fera une enquête.

VOS OBLIGATIONS

En votre qualité de représentant autonome ou encore de cabinet, vous avez l’obligation de mettre en place une politique sur la protection des renseignements personnels et confidentiels, ainsi que des mesures de sécurité permettant de préserver la confidentialité des renseignements concernant vos clients. Nous vous recommandons d’être extrêmement prudent avant de divulguer à un tiers, quelque renseignement que ce soit concernant un client.

Si le cas se présentait, n’hésitez pas à contacter la direction de la conformité afin de demander conseil avant de faire quoi que ce soit.

Si vous décidez de donner suite à une demande de renseignements d’un organisme ou d’une personne (qui n’est pas le client lui-même), veuillez, dans tous les cas, remplir le formulaire consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé et conservez ce document dans le dossier du client.

MANQUEMENTS À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsqu’un représentant ou un employé constate qu’il y a eu manquement ou infraction quant à la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à un client, il doit immédiatement en informer le responsable de la protection des renseignements personnels. Chez Groupe Financier Invico.

Par manquement ou infraction, nous entendons, entre autres, toute divulgation involontaire de renseignements personnels à des personnes non autorisées ou la réception par un tiers de renseignements personnels qui ne lui sont pas destinés, mais qu’un représentant ou un employé lui aurait envoyé par erreur ou par mégarde.

Dans de tels cas, la collaboration du représentant ou de l’employé sera exigée, afin de minimiser les impacts négatifs d’une telle situation. De plus, les personnes responsables devront démontrer au cabinet qu’ils ont mis en place les contrôles nécessaires afin que de telles situations ne se produisent plus à l’avenir.

Si nous constatons un ou des manquements de la part d’un représentant ou d’un employé quant à la protection des renseignements personnels, Groupe Financier Invico pourra lui imposer toute mesure administrative ou sanction qu’elle juge nécessaire et pourra, dans certains cas, conduire à la terminaison de l’entente.

BRIS DE CONFIDENTIALITÉ – OBLIGATIONS DES REPRÉSENTANTS

Dès qu’un représentant est informé d’un bris de confidentialité réel ou potentiel, il est recommandé qu’il contacte immédiatement le département de conformité du Groupe Financier Invico pour l’en informer. Le département de la conformité devra appliquer la procédure sur le manquement à la confidentialité et y consigner les documents afférents. Le représentant devra tenir Groupe Financier Invico informé de tout développement.

BRIS DE CONFIDENTIALITÉ – OBLIGATIONS GROUPE FINANCIER INVICO

Dès que Groupe Financier Invico est informé d’un bris de confidentialité réel ou potentiel relativement aux renseignements recueillis lors de la vente de produits ou services d’un assureur, il a l’obligation de rapporter ces manquements à l’assureur concerné. Le service des affaires juridiques devra appliquer la procédure du Groupe Financier Invico sur les manquements à la confidentialité et y consigner les documents afférents.

Pour toute question quant à l’application de la présente politique, n’hésitez pas à contacter la direction de la conformité.